MES SERVICES

Assistante gestion administration indépendante :
Voici les champs d’action sur lesquels j’interviens, au sein de vos locaux ou à distance.
Devis gratuit et ajustable en fonction de vos besoins ou missions.
 Tarif horaire :
35 € HT  pour la gestion Administrative
45 € HT pour les suivis Qualité et Sécurité

Assistante gestion administration indépendante et qualité

Assistante gestion administration indépendante

Assistante gestion administration indépendante

PLANIFIER

Être l’appui du chef d’entreprise dans la constitution et mise en page des divers documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ou dans le cadre de démarches spécifiques.

Ex. Organigramme, plaquette, livret d’accueil, charte, mails et courriers types, cartographie des processus etc.

  • Organiser et/ou planifier vos déplacements, réservations, réunions, événements d’entreprise, colloques, etc
  • Inscrire votre entreprise aux événements qui pourraient la promouvoir, en assurer la logistique.
  • Assurer une présence sur le stand de votre activité afin de promouvoir vos prestations.

Gérer toutes les démarches nécessaires afin de planifier et organiser vos événements d’entreprise ; Déplacements, réservations (équipement, nuitées, restauration, etc), assurances, contrats, etc.

Mettre à jour et suivre l’Affichage obligatoire de l’entreprise.

Elaborer des affichages pertinents. Veiller sur leur validité, leur mise en place et diffusion.

Contrats de travail, Revue de contrats clients ou fournisseurs, prestataires, etc.

  • Vérifier la validité des contrats en cours et en assurer le suivi.
  • Rédiger les avenants et nouveaux contrats.
  • Veiller au respect des clauses des contrats et si besoin mise en place d’outils.

Assurer le suivi administratif, voire réglementaire des contrats qui animent l’entreprise

S’assurer que le DUER (Document Unique d’Evaluation des Risques) est toujours adapté au fonctionnement et au contexte de l’entreprise. Identifier et évaluer les risques pour la santé et la sécurité des salariés afin de le mettre à jour.

Démarche pour chaque unité de travail de l’entreprise en y intégrant les risques routiers, la pénibilité du travail et les risques psychosociaux.

Définir un Plan d’action du DUER en mettant en place un outil de suivi des actions menées et des indicateurs de leur efficacité. Sensibiliser si besoin les salariés et les impliquer dans ce suivi.

Que la procédure concerne la sécurité ou optimise le fonctionnement de l’entreprise, elle est un véritable outil.

Il est important d’élaborer une procédure ou un protocole clair et lisible par tous. Soigner le visuel, l’adapter aux éventuels handicaps, il est impératif que ce document soit intégré et compris par toutes les personnes concernées.

Rendre les PROCEDURES VIVANTES au sein de l’entreprise

Le plan de formation reprend l'ensemble des actions de formation retenues par l'employeur avec des fonds reportables d’année en année. Il est important de l’anticiper afin de ne pas perdre les crédits formation. Il permet de réaliser des formations pertinentes pour le déploiement de leur entreprise. Voire à des fins d’acquisition de compétences techniques et « soft skills » pour leur dirigeant ou salariés.

Je pourrais mettre en place et suivre le plan de formation afin d’optimiser les compétences techniques et personnelles des salariés et ainsi de le rendre PERTINENT pour l’entreprise. Assurer le suivi des formations obligatoires.

FAIRE

Editer et transmettre les devis, bons de commandes et factures pour l’entreprise. Saisie sur le logiciel comptable et tenue du Journal des ventes.

Saisir et suivre les achats et frais généraux. Gérer les stocks de l’entreprise.

Saisir les déclarations aux organismes d’affiliation et de cotisations obligatoires de protection sociale (URSSAF, MSA…), TVA, CFE, déclarations et demandes d’agréments aux Services à la personne (NOVA), déclarations des Impôts en ligne, etc.

Suivre le Registre du personnel, contrats de travail, arrêts de travail et maladies / organismes de sécurité sociale, déclaration d’accident du travail, saisir les salaires, gérer les plannings du personnel, etc.

Informatique ou physique, organiser l’archivage avec régularité et élaborer si besoin son arborescence. (Classer avec une codification adaptée) Veiller aux délais de conservation, niveaux de confidentialité et importance des documents pour l’entreprise.

S’assurer des vérifications et réparations régulières des diverses machines, matériels et robots de l’entreprise. (si besoin par des intervenants agréés)

Réglage et prévention, réparation et rénovation, contrôle des étalons, nettoyages spécifiques à programmer etc. Toutes ces étapes indispensables à la durée de vie des matériels, limitant les défaillances et pannes, réduisant les coûts de réparation, les consommations anormales des énergies et sécurisant les conditions de travail du personnel.

Rentre dans ce cadre le suivi des périodicités d’assurance, garanties du matériel de l’entreprise ainsi que les procédures préventives, gestion des trousses de secours, vérification des extincteurs, etc.

S’assurer du suivi d’un produit tout au long de la chaîne, de l’approvisionnement en matière premières à la mise au rebut, en passant par la production et la consommation, afin de clarifier « quand, où et par qui le produit a été fabriqué ». Mettre en place tous les outils de suivi et étiquetages nécessaires.

Une non-conformité peut être soit réglementaire, soit un manquement aux exigences de la clientèle ou de l’entreprise elle-même. Il est important de la repérer, et mettre en place des actions afin d’évaluer, prévenir voire corriger ces non-conformités.

Par exemple la vérification des fournitures ou matières premières utilisées pour la fabrication d’un produit est indispensable si l’entreprise cherche à proposer du haut de gamme à sa clientèle. Le coût de la Qualité se calcule et s’évalue.

Il s’agit d’élaborer un plan afin d’optimiser les flux en entreprise, limiter les risques (collisions, heurts de véhicules, piétons, etc.) et réduire les distances parcourues. Son affichage, voir la mise en place d’une signalisation interne à l’entreprise, permettent aussi d’informer clairement les personnels et visiteurs des accès, sens de circulation, points d’information et éventuelles zones de danger.

De plus en plus d'entreprises dites " entreprises utilisatrices " (EU), recourent à l'intervention d'entreprises extérieures (EE) pour exécuter des travaux ou des prestations de service. Le plan de prévention stipule les engagements et responsabilités de chacun afin de renforcer la prévention des risques liés à leurs interventions.

Ce plan doit être clair, lisible et facile d’utilisation pour tous les intervenants sur site, traduit pour les travailleurs étrangers ou rendu compréhensible pour les personnes illettrées.

Structurer l’existant en fonction de vos besoins : Ex. Redéfinir les rôles et fonctions du personnel, redéfinir les systèmes de communication interne, réaliser une arborescence de classement et d’archivage, etc.

Réorganiser : Assurer l’organisation et toutes les démarches nécessaires à la mise en route d’un nouveau produit ou dans le cadre de la création d’un nouveau service, d’un nouveau poste de travail, etc.

Répondre à votre besoin, dans le cadre d’un surcroît d’activité au sein de votre entreprise, qu’il soit occasionnel, imprévu ou périodique.

Construire une relation de confiance avec nos fournisseurs et prestataires, favoriser la communication, s’accompagner les uns les autres, avoir des appuis en cas d’imprévus et difficultés, se faire connaître de potentiels prescripteurs, etc.

Je saurais animer le réseau de l’entreprise, conventionner avec des partenaires pertinents, démarcher des fournisseurs et prestataires. Sécuriser les défaillances fournisseurs et prestataires afin d’assurer une continuité de production et de service.

Pour adhérer aux démarches d’amélioration continue et s’investir dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise les salariés ont besoin d’y trouver du sens. Il est important de les rendre acteurs de ces démarches, cela passe par une communication claire, transparente et une posture à l’écoute et bienveillante.

Je peux animer des temps de sensibilisation des salariés, créer les outils nécessaires à cet effet. (Excel, power point, livret de présentation, etc.)

VERIFIER

Elaborer des enquêtes, choisir le mode de diffusion, analyser les résultats et mettre en place les actions nécessaires à l’amélioration de la satisfaction client.

Mettre en place un outil d’évaluation, pour les fournisseurs et prestataires qui impactent la qualité du produit ou service que propose l’entreprise.

Constituer une check-list pour les tester puis les suivre en mettant en place une grille d’évaluation ou des audits ponctuels. S’assurer de la maîtrise de la chaîne d’approvisionnement en cas d’une défaillance du fournisseur ou prestataire.

  • Faire un point sur les impayés, envoyer les courriers de relance amiable, puis la relance recommandée avec accusé de réception, valant mise en demeure. Sans réponse du client, mener les démarches pour les actions de recouvrement.
  • Réaliser un mailing, ou envoyer des courriers de relances périodiques aux anciens clients. (en fonction de la durée de vie du produit fourni ou de son accessoire par exemple)
  • Mettre en place des procédés de fidélisation et les diffuser auprès de la clientèle de l’entreprise.

Revue de Direction dans le cadre d’un SMQ (Système de Management Qualité) /

Vérification de l’efficacité (actions/indicateurs)

Revue régulière des données de la démarche qualité pour vérifier l’atteinte des résultats par rapport aux objectifs définis.

Point sur les actions menées, évaluation de l’efficacité des indicateurs mis en place, évolution des objectifs et nouvelles actions d’améliorations.

Point sur les besoins en ressources.

Compte rendu et mise à jour du TBSA (Tableau de Bord du Suivi des Actions). Communication des résultats aux équipes.

AGIR

Détecter les dysfonctionnements et non-conformités, traiter l’urgence si besoin, en analyser les causes (5M, Arbre des causes, QQOQCP) mener une réflexion d’équipe sur les solutions existantes, les mettre en place et en vérifier l’efficacité dans le temps.

Mettre en place un SMQ (Système de management qualité) : analyser l’existant, cartographier vos processus, harmoniser les pratiques liés à votre organisation, gérer les risques QSE (qualité, sécurité, et environnement), etc.

Se fixer des objectifs facilement atteignables au départ, une fois atteints, en fixer d’autres et ainsi déployer le potentiel de l’entreprise.

Cette démarche peut avoir divers objectif : améliorer la satisfaction du client, le service après-vente, le produit ou service de l’entreprise, la qualité de vie au travail ou les compétences du personnel, etc.

Une fois les risques Qualité et Sécurité (DUER) identifiés, les évaluer en fonction des critères de gravité, de fréquence et leur maîtrise au sein de l’entreprise. Mettre en place un Plan d’actions et des moyens de prévention. Définir les responsables des actions, les échéances, évaluer les éventuels coûts, etc.

Cette démarche peut se traduire par la mise en place d’alertes, l’élimination des dédoublements et pertes de temps, l’amélioration des méthodes de travail ou modification des processus et parfois simplement une meilleure répartition des charges du travail ou définition des responsabilités.

Assistante gestion administration et qualité indépendante

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